尝试使用GTD

2020年初,个人开始尝试一种新的日常任务管理的方式:GTD(Getting Things Done)。对于我来说,GTD其实并不算一个新的事物,几年前就尝试过,当时还用了一个以GTD为卖点的软件,软件的名字有点忘记了,只记得使用GTD管理事务有种束手束脚的感觉,以致于最后放弃了。

重新拿起GTD,一方面是因为自己一直使用的RTM(Remember The Milk)在2019年有点荒废,毕竟自己花了钱的,不用有点浪费,另一方面,觉得自己平时管理任务的方式需要改进。个人之前就了解过与一些任务管理相关的方法论,比如说在做计划前把自己心里想的事情全部写出来,给自己减压之类。还有任务最好按照S.M.A.R.T原则进行细化、量化等。这些方法本来没有问题,但是只能算一部分的解决方案,没有成为一个系统的方法论。

于是乎找了GTD相关资料。GTD有书,比如说无压工作之类的。个人按照一篇日文的读写笔记学习了GTD的主要方法论。

个人认为GTD的一个核心,是写下任务之后,怎么处理这个任务。这里说的处理不是“完成”任务,而是怎么分类,怎么列出,怎么管理的问题。刚才提到做计划前把自己心里想的事情都写出来。在GTD中,这些事情都被写入一个叫做Inbox的任务列表中。Inbox类似邮箱,是一个任务第一个被放入的地方。不管你在做计划前,还是突发奇想,心血来潮,在你忘记之前,请写下你的任务。

把你心里所想的东西全部输出后,接下来逐个处理这些任务。如果你在处理过程中发现新的任务,原则上请加到Inbox最后,之后再处理。从Inbox中处理这些任务时,首先判断是否可以立刻行动,如果2分钟内能解决的任务,就立刻行动。你可以想象,假如大部分任务都是2分钟内能完成的话,那么你的Inbox的任务就是一个普通的任务列表,从上到下一件件处理。

如果不是2分钟内能解决的,你需要判断这个任务是不是比较复杂的任务。比较复杂的任务指的是需要多个步骤才能完成的任务,也就是判断是不是类似S.M.A.R.T里所说的足够小,可以实施的任务。比较复杂的任务被放到“项目”的列表中,不算复杂的任务被放到“待办任务”。把复杂任务和普通任务分开之后,你可以直接从待办任务列表中接着处理你要的任务,而不是卡在某个没有被分解的大任务上。

在分发任务的时候,除了待办任务列表和项目列表之外,还有直接丢弃,之后会做的任务列表以及委派给别人的多种方式。在处理Inbox里的任务时,实际上已经把任务进行了分类。我一开始是按照主题,或者说内容分类,比如学习,个人,工作等。这样有一个问题,就是你不知道哪些是接下来要做的任务。在GTD中,你直接有一个待办任务列表,你只需要关注这个任务列表就行了。

对于项目列表中的任务来说,你需要分解并把其中某个子任务加入待办列表中。如果你没法分解,这个任务就不是项目。如果你加入不了待办列表,说明你这个任务现在还不是时候,你应该放到之后会做的任务列表中。这个之后会做的任务列表,作用是把存放你暂时不想做,或者需要时间孵化的任务。那些某天你要做什么的事情,你需要使用日历,而不是任务列表。日历上精确了哪天你需要做什么事情,个人理解任务列表上的任务倾向于没有明显的执行日期。

在分类和分解任务之后,你不会有“我忘记了什么”,“接下来该做什么”的疑问,因为答案就在你的面前。当你有新的想法或者任务之后,把任务加入Inbox,然后按照上面的步骤再执行一次。如果你严格按照上面的步骤执行的话,你不会感觉有压力(记忆上的,工作上的等),因为你把接下来要做什么开始管理起来了。

为了更好地管理你的任务,你可以尝试给你的待办任务,加上tag,这些tag可以是表明任务执行的场景,或者某种关键字,然后可以进一步分类任务,并按照场景筛选任务,按部就班地完成任务。另一方面,你需要定期清理你的任务。比如说个人感觉待办任务不能太多,虽然可能没有结束时间,但是仍旧会给人一种压力。除了常见的优先级,场景分类之外,将任务数保持在一定数量可能更好。在之后再做的任务列表中的任务,如果自己多次判断不会做的话建议直接删除。

GTD的方法老实说,并没有特别依赖TODO工具的功能,你可以用一个纸质的笔记本完成上述的流程。当然,有功能更强大一些的TODO工具肯定更好。比如说,我在Remember The Milk里面,使用Smart List代替普通的List筛选待办列表的任务。筛选的条件如下

1.待办列表里的Action
2.项目列表中的任务的子任务,并且带有next-action这个tag

满足上面一个条件的任务即可显示在Smart List版的待办任务中。这样就不用从项目列表移动任务到待办列表,而且你点击子任务可以看到关联的项目任务。这种列表+tag的管理方式比单纯列表的方式要灵活一些。当然你不能忘记你的目的是完成这些任务,任务管理的目的是没有心理负担并且快速地列出你接下来要做的事情。

最后,虽然个人还调整自己管理任务的方式,但是核心的内容没有变化,并且GTD让我能够没有压力地Getting Things Done。如果你觉得自己被各种事情搞得焦头烂额的话,建议试一下GTD。